Varför misslyckas affärssystemprojekt?

11 augusti, 2018 0 av StormskärsAnna

Låt mig börja med att säga att jag inte har bedrivit någon vetenskaplig forskning i ämnet. Det jag skriver nedan är reflektioner jag gjort från egna och kollegors projekterfarenheter.

Många affärssystemprojekt blir försenade, går över budget, lever inte upp till förväntningarna, eller läggs helt enkelt på is. Nu senast valde en stor affärskedja att avbryta sitt 7-års projekt av SAP. Orsakerna till varför projekten inte lyckas är antagligen lika många som antal projekt, men jag vill ta upp några viktiga faktorer här.

dart dartboard game precision

1. Projektet drivs som ett IT-projekt

Så länge det inte bara är servern affärssystemet driftas på som ska uppdateras, så är ett affärssystemprojekt inte ett IT-projekt. Det är och kommer alltid att vara ett verksamhetsprojekt. Få projekt har så stor inverkan på verksamheten som affärssystemprojekten har. De sträcker sig in och berör nästan alla medarbetare på ett eller annat sätt. Processer påverkas och därmed sättet som medarbetarna arbetar. För vissa innebär det en förbättring och uppfattas positivt, men för den som får höra om alla effektivitetsvinster som ska göras, är det lätt att lägga ihop två och två och dra slutsatsen att det är ”mitt jobb som ska effektiviseras”. Underlåtenhet att uppmärksamma den oron, riskerar att skapa en arbetskraft som motarbetar projektet och effektivitetsvinsterna uteblir.

bandwidth close up computer connection

”verksamheten bryr sig inte om ifall systemen använder en server eller 100 servrar.”

Jag arbetade i ett stort projekt där krocken mellan verksamhetsarkitekter och IT-arkitekter blev väldigt påtaglig. IT-arkitekternas mått på ett lyckat projekt var x antal flyttade servrar och x antal kilometer kabel dragen. På vilket sätt, förutom de redan invigda och inbitna, är det intressant och ett relevant mått på projektframgång? Inte på något sätt, för verksamheten bryr sig inte om ifall systemen använder en server eller 100 servrar. Verksamheten är intresserad ifall de kan fortsätta producera varor, lägga beställningar och fakturera.

Alla affärssystemprojekt borde inleda med att säkerställa vilka verksamhetsmål som alltid måste uppfyllas och vilka effektmål som önskas. Målen måste därefter integreras i projektet och synliggöras för alla som arbetar i projektet.

2. Konsulterna ser bara sin egen applikation

Att hitta duktiga konsulter som kan både sin applikation och förstår verksamheten är förstås alla kunders dröm. Tyvärr ligger fokus alltför ofta enbart på applikationen. Självklart är det viktigt med både djup och bred kunskap i systemet, men om den inte kan sättas i ett sammanhang, blir kunskapen meningslös.

Hur kan det åtgärdas? Personligen väljer jag hellre en person som kan verksamheten och är konsultmässig, men kanske måste lära sig applikationen. Det senare går att lära sig, men fingertoppskänslan hos en duktig konsult sitter hos personen och är svårare att lära ut.

Något som däremot alla konsultfirmor borde lära ut, är konsultmässighet, affärsmannaskap och förändringsledning. Precis som alla utbildas i projektmetodik och system, borde även den mjukare, mänskliga sidan tas om hand.

three woman sitting smiling inside room

3. Förväntningarna skiljer sig

”Som konsult får man ibland en magkänsla att det här kommer bli problem”.

På grund av att kunden och konsulten ofta talar olika språk, sker onödiga missförstånd som gör att kundens förväntningar är några helt andra än konsultens. Med språk menar jag inte att någon talar svenska och den andra engelska, utan att konsulten har ett försprång när diskussioner om processmodellering, krav, GAP och riskanalys kommer upp. Inte sällan är det helt nya begrepp för kunden och att föra en diskussion och workshop som ska leda till beslut om en framtida lösning, måste ske på ett språk som kunden förstår.

Som konsult får man ibland en magkänsla att det här kommer bli problem. Lyssna på den känslan för den är ofta rätt. Om du som konsult märker att kunden inte förstår eller tar till sig, förklara igen, beskriv på ett annorlunda sätt.

På samma sätt måste konsulten alltid försäkra sig om att verkligen ha förstått kundens krav. Där har kunden ett försprång och det är i princip omöjligt att kunna och förstå alla branscher. Därför måste konsulten få lov att fråga, om och om igen så att det verkligen blir rätt.

Men trots att alla åtgärder vidtas, är risken fortfarande stor för missförstånd och skillnad i förväntningar. Här förespråkar jag regelbundna och täta sprintdemos. Visa kunden i ett tidigt skede hur det är tänkt att fungera. Lösningen behöver inte vara klar, men den ger en indikation om vad som komma skall. Ju tidigare ett missförstånd fångas upp, desto lättare blir det att åtgärda det.

4. Kunden driver för många parallella projekt

När kunden har kommit till insikt att affärssystemet behöver bytas ut, är det ofta en signal på att verksamheten har förändrats på ett eller annat sätt. Förändringar leder inte bara till att affärssystemet behöver bytas ut, utan även andra system, men också processer, lokaler, organisation osv. Det är lätt att bli ivrig och få till stånd alla förändringar på en gång.

Och visst går det att driva flera projekt samtidigt. Det behöver inte ens vara samma personer som är med i de olika projekten. Men om hela organisationen börjar röra på sig samtidigt, jobbar alla projekt mot rörliga mål. Det finns inget beständigt och den ene handen vet inte vad den andre gör.

Den kanske största risken dock, är att samma resurser används på flera håll. Samtidigt som en person ska sköta sitt ordinarie jobb och driva ett affärssystemprojekt, är den kanske med i en testgrupp för ett annat system.

Som organisation måste ledningen ta det yttersta ansvaret för att undvika de här krockarna. Det enskilda projektet kan bara förhålla sig till de resurser och uppgifter man har, men en programledning eller ledningsgrupp, måste säkerställa att det inte blir interna strider om resurserna.

En fiskbensanalys kan vara en bra start!

 

Det var reflektionerna för idag. Det finns ännu fler orsaker att ta upp, men de kommer i ett annat inlägg.

Anna Isaksson

 

Please follow and like us: