[:sv]Kejsaren är naken[:en]The emperor is naked[:]

20 augusti, 2018 Av av StormskärsAnna

[:sv]När vågade du säga det till din kund senast? H.C. Andersens saga från tidigt 1800-tal är ständigt aktuell, men låt oss återkomma till den.

”Är kunden villig att betala för det här?”

Under mitt arbetsliv har jag stött på mängder av människor. De flesta har varit kompetenta, duktiga och villiga att göra rätt, men från stund till annan dyker en personlighet upp som verkar ha en annan agenda. I BPM, Business Process Management, talar man i analysfasen om värdebringande aktiviteter kontra slöseri. BPM går kort ut på att maximera de värdebringande aktiviteterna och eliminera, eller åtminstone minska slöseriet. Att komma underfund med vilka dessa är, kan göras oerhört svårt och komplext och lindas in i vackra ord, men också enkelt. Min favorit från teorin är den enklaste av alla frågor ”Är kunden villig att betala för det här?”

Alltför ofta dras vi bara med i ett visst arbetssätt. Vi jobbar enligt metoder, fyller i mallar och rapporter. Få stannar upp och ifrågasätter varför vi utför en aktivitet eller varför vi gör något på ett visst sätt.

Det meningslösa säljsnacket

Alla som har mött en företagssäljare någon gång, vet att den första halvtimmen av mötet måste ägnas åt att få en obligatorisk företagspresentation. Säljaren kommer berätta hur många anställda de är, var de finns lokaliserade, vilka kunder de har och berätta om någon metodik de arbetar utifrån. Alla gör det. De skulle i princip kunna ta varandras Powerpointpresentationer och bara byta ut sin egen logga. Skulle man nagelfara presentationen visar det sig ofta att de många konsulterna i själva verket bara är en konsult som faktiskt är relevant för dig. Den digra kundlistan behöver inte ha något med ”ditt system” att göra, utan kan vara kunder till en perifer del av säljarens företag. Metoderna som sägs vara så unika, säger oftast samma sak, men i lite olika ordning och med olika benämningar, gärna med en egen företagsstämpel.

Allt jag som inköpare av tjänsten vill veta, är om företaget kan leverera med kvalitet, inom utsatt tid och till ett bra pris. Varför kan vi inte komma till den frågan direkt? Naturligtvis förstår jag att det tar tid att bygga upp en relation både privat och professionellt, men det måste finnas andra sätt att göra det än att späda ut sina egna prestationer med irrelevant information.

 

Den stora IT-kolossen

Har du någon gång jobbat på IT-avdelningen på ett storföretag? Då vet du att du inte oplanerat installerar en buggfix eller köper in en hårdvara som inte finns på den fördefinierade listan. Än mindre installerar du en ny applikation utan att ha gått den formella vägen. Procedurer med underhållsfönster, föredragna leverantörer, rekommenderad hårdvara och rutiner kring nya applikationer behövs självklart i ett stort företag. Skulle alla göra som de ville hade det blivit kaos. Men någonstans tar rutinerna och procedurerna överhanden. När den egna IT-organisationen kostar tre gånger så mycket än motsvarande på stan, tar längre tid och kräver mångdubbelt mer administration, är frågan varför verksamheten ska välja den interna IT-leverantören? Varför ska verksamheten betala för det?

Resultatet riskerar att bli motsatt det ursprungliga syftet. Istället för total kontroll på den stora IT-organisationen, går verksamheten, som kräver snabb och adaptiv leverans, till en onlineleverantör eller köper hårdvaran privat och begär sedan utläggsersättning. Verksamheten lever i vardagen som är i konstant förändring. En IT-organisation som inte hänger med, stöttar inte sin verksamhet och har då inget berättigande. Men vem vågar säga det? Vem vågar ställa sig upp på ett stormöte och förklara det orimliga i proceduren? Kanske någon, men extremt få. Varför? Du riskerar att rationalisera bort dig själv.

 

Metodikivrarna

”Det blir viktigare att göra saker rätt än att göra rätt saker.”

Ett projekt helt utan metod och styrning, blir troligtvis inget bra projekt. Stora projekt mår bra av att ha ett regelverk att förhålla sig till. Men ibland går metodarbetet för långt och tar helt enkelt överhanden. Metoden börjar leva ett eget liv och blir överordnad leveransen. Det blir viktigare att göra saker rätt än att göra rätt saker. Små ändringar som skulle kunna lösas på under en timme, tar istället veckor att åtgärda när alla steg ska genomföras korrekt. Dokumentation, listor och toll gates-möten med många inblandade, driver tid som inte på något sätt är produktiv. Taiichi Ohno, leans fader, hade nog vänt sig i sin grav om han hade sett hur många av dagens managementkonsulter lyckas sälja in än den ena än den andra metoden med hjälp av fina namn och floskler. Vem ställer egentligen frågan, ”Vill vår kund betala för det här?”

Pratar man med enskilda medarbetare, kan ett gemensamt mönster skönjas. Gemene man kan tycka att det är för mycket administration, onödiga rutiner eller ineffektiva processer. Så fort människor samlas i en grupp ändras beteendet emellertid. Få vågar upprepa kritiken eller föra ämnet på tal. Att ta upp frågan med ansvariga är sällan önskvärt. Att ”ha högt i tak” är mer något man säger än praktiserar. Vad rädslan att ta upp diskussionen beror på, kan jag inte ge ett enkelt svar på, men ofta tror jag att personlige prestige och risk att tappa ansiktet hos de ansvariga kan vara en orsak.

 

I H.C. Andersens saga, syr två skräddare kejsarens nya kläder med ett magiskt tyg som bara de begåvade kan se. Ingen vill sticka ut hakan och verka obegåvad. Dagens magiska tyg ser vi i form av meningslösa säljpresentationer med lismande floskler, ändlösa interna procedurer för att installera en nödvändig buggfix eller ännu en ny metod som lösning på projektets problem. De flesta av oss ser att det magiska tyget inte är annat än luft.

Frågan är, var är barnet som utropar ”Kejsaren är naken!”?[:en]The emperor is naked

When was the last time you told your customer that? H.C Andersen’s story from the early 19th century is always current, but we’ll come back to that later.

“Is the customer willing to pay for this?”

During my work life, I’ve met so many people. Most of them have been very talented and ambitious, in a good way, but some of them seems to have had another agenda. In BPM, Business Process Management, the importance of VA, Value Adding activities versus waste is stated. A company should maximize the value adding activities and eliminate or at least decrease the waste. This can all be done in a very complex manner, but it is also so easy. My favorite quote from the theory is “Is the customer willing to pay for this?”. If not, you should not undertake it.

Too often, we just keep on working the way we are used to. We fill in our templates and forms. Very few of us lifts their head and question the activities we perform.

 

The meaningless sales talk

Everyone who has ever met a corporate sales person, knows that the first 30 minute or so, are devoted to the mandatory sales presentation that is basically full of corporate bullshit. The sales person will tell you how many consultants they have, where they are located, what customers they work with and what methodology they use. All companies do this. The sales persons could actually start a club, create one PowerPoint presentation, use it and simply change the logotype of it. If you should ask some follow-up questions, quite often you find out that the long consultant list in fact is rather small when it comes to actual people you could use. The fancy customer list doesn’t really include customers that worked with your system, but they are rather peripheral customers, probably working with a completely different product or service.  And concerning the unique methodology, you have probably heard of it before, it is just dressed in different labels to fit the company.

As a buyer of IT-services, all I want to know is whether they can deliver with quality, in time and at what cost. Why can’t we come to this discussion at once? I understand we humans need some social small talk before we cut to the chase, but does that small talk have to include corporate bullshit?

 

The large corporation and its IT-department

Have you ever worked for the IT department on a large corporation? Well, then you know you don’t go install a bug fix without proper planning and necessary approval just as you don’t just purchase necessary IT equipment that is not on the predefined list. Even less, you install a new software without all the formal approval. Procedures like maintenance windows, preferred suppliers and applications are all necessary in a big corporation. If everyone did exactly what they wanted, you would have chaos. But somewhere on the road, the processes take over. When the internal IT organization costs twice or three times as much than the equivalent external party, takes longer time and requires a lot more administration, the question arises, why should the business choose you? Why should they pay for your inefficiency?

All these processes risk to defeat their purpose. When the business realizes that the internal IT doesn’t support them, they find other ways to solve the problems. They find an online service provider or purchase hardware and creates an expense claim for it. Problem’s solved. The business is under constant change and an IT-department that doesn’t support them has no justification. But who dares to say that out loud? Who speaks up in an all employee meeting to raise the concerns and explain the unreasonable situation? Perhaps someone, but very few. Why? Because you might rationalize yourself.

The methodology enthusiasts

“It is more important to do things the right way than to do the right things.”

Don’t get me wrong, a project without a proper plan and methodology won’t end up well. Large projects need something to hold on to. However, sometimes the methodology takes over. It almost has a life of its own and becomes more important than the delivery itself. It is more important to do things the right way than to do the right things. Minor changes that could be fixed within the hour, suddenly takes weeks to accomplish. Documenting, filling in lists and reports, toll gates meeting with too many people invited, all drive time that is not productive. Taiichi Ohno, Lean’s father, would probably be devastated if he saw how management consultants could sell all kinds of methodologies, just by using fancy corporate definitions. Who really asks “Do our customers want to pay for this?”

When you talk to individual employees you can see a pattern. They feel frustrated over too much administration and inefficient routines. However, as soon as you gather the people into groups the behavior changes. Few people dare to speak up. An open debate climate is true in theory but not in practice. What this fear depends on, I cannot tell, but a guess is that personal ambitions and prestige are some of the reasons.

 

In H.C. Andersen’s story, two weavers say they are making new clothes for the emperor. The clothes are made of magic fabrics and is also made invisible for the stupid ones. No one wants to be stupid, hence no one says anything. Today’s magic clothes we find in meaningless sales presentations with cheesy buzzwords, endless internal procedures to fix a small bug or another amazing methodology to fix the project’s problem. Most of us see that the clothes are made by air.

The question is, where is the child that shouts “The emperor is naked!”?[:]