Förpappring

Förpappring

2 januari, 2019 1 av StormskärsAnna


”Organisationskultur där det ständigt ställs krav på dokumentation



En kollega till mig gjorde mig uppmärksam på ett av förra årets nyord, Förpappring. Definitionen av förpappring är:

Förpappring innebär att varje del av verkligheten ska speglas i någon typ av papper för att vi ska ha kontroll över den. När man tänker sig att man ska mäta, räkna och kontrollera allt, och allra helst genom excel-ark, så missar man att verkligheten är oändlig, och oändligt komplex.

För att undvika all diskussion och protester om vikten av dokumentation, låt mig förtydliga att jag är för dokumentation. Självklart behöver tekniska lösningar dokumenteras. Kod för system och integration kan inte enbart sitta i någons huvud. Den behöver lagras på en central plats och hanteras med in- och utcheckningar och versionshantering.

Men, all annan dokumentation då? Ett vanligt argument för att dokumentera precis allt, är att ingenting får vara personberoende. Varje uppgift i en organisation ska kunna utföras av någon annan, bara denne får till sig dokumentationen. Det ska bara vara att titta på lösningen i Visio, läsa om den i ett 50-sidigt worddokument och sedan kompletteras med Excellistan. Fantastiskt.

När kartan inte stämmer överens med verkligheten

GPS:en i min bil måste ha känt av mina rutter lite för mycket. Numera när jag ska åka till min kund så föreslår den alltid att jag först ska svänga in till min lokala ICA-handlare och sedan att jag tar en tur till tappen för att tanka. Hade jag valt att blint följa GPS:en så hade jag förvisso kommit fram, men hade behövt två onödiga omvägar. Verkligheten stämmer inte överens med kartan.

Det fina med oss människor är att vi är snabba på att tänka om i de här situationerna. Vi vet vad som kan ignoreras och vi fattar våra beslut därefter. Man agerar korrekt, trots att dokumentationen säger något annat.

Dokumentation för eftervärlden

Mycket dokumentation som tas fram, görs i syfte att någon annan behöver tillgång till den efteråt. Typexemplet är en förvaltning som tar över en IT-lösning. Bara en uppsättning av första upplagan dokumentation kräver normalt ett eller flera flödesdiagram, en informationsmodell, skriven litteratur, skärmdumpar och tabeller. Utmaningen kommer dock sedan, när detta ska underhållas. Det sker en organisationsförändring, något system i kedjan byts ut, systemet uppdateras så skärmdumparna är inaktuella, url:erna i tabellen har ändrats osv.

Att hålla all dokumentation ajour, kan lätt bli övermäktigt och då är det på sin plats att fråga sig, för vem gör vi det och i vilket syfte? För dokumentationen kostar pengar.

Jag tycker det är rimligt att fråga sig hur mycket som kan investeras i dokumentation och ställa det i relation till vilken insats som krävs för att hitta lösningar, när informationen väl behövs. Leif Östlings, numera ikoniska, uttryck ”Vad fan får jag för pengarna” kan appliceras här med.
Vad får verksamheten ut av all dokumentation?

Fel dokumentation är värre än ingen dokumentation

Jag har arbetet i flera organisationer där dokumentationskraven (inte bara inom IT) har varit höga. Ofta finns någon Complianceavdelning i bakgrunden och har synpunkter, utan att egentligen känna till verksamhetsområdet.

Här finns en oerhörd stor risk dock. Organisationen vet att dokumentationen krävs, men de som kräver dokumentationen förstår sällan eller aldrig innehållet i den. Alla är vi ögontjänare och klarar vi oss undan med att visa att dokumentationen finns, utan att visa dess innehåll, så är risken stor att kvaliteten blir därefter.

Om företaget då skapat en tilltro till dokumentationen och den inte visar sig vara korrekt, så gäller det precis som i kartfallet ovan, att det finns duktiga medarbetare som förstår vad som är rätt.

Att verkligen förstå

Den mänskliga hjärnan är fantastisk på att förstå och tolka information, men det är sällan som det tryckta ordet räcker. När man talar om så komplexa lösningar som IT-system, så räcker nästan aldrig dokumentationen till. En människa skriver på ett sätt och menar en sak. Samma text kan tolkas på ett, fem eller tio sätt, beroende på vilken bakgrund läsaren har.

Det sägs alltid att dokumentation behövs för att företag inte ska vara personberoende, men vi ÄR personberoende. Det är ofrånkomligt. Vi nedvärderar den mänskliga komplexiteten om vi tror att en människa kan ersättas med ett worddokument.

Bättre är det då att låta fler personer vara delaktiga i en lösning. Låt fler personer genuint förstå. Ta som regel att dela med sig av kunskap och sprida den inom organisationen. Då får vi personer som kan hitta kartan och tolka den, men som också kan ta den med en nypa salt och undvika mataffären om man inte behöver handla.

Please follow and like us: